L'importance de faire évoluer notre structure organisationnelle
Chez Cotalent, nous sommes passionnés par les structures organisationnelles et la manière dont les organisations font croître et évoluer leur « architecture » et leurs rôles internes. Trop souvent par contre, certaines le font en silo ou se basent sur des besoins immédiats. Lors de transformations majeures, nous croyons qu’il est essentiel de prendre un pas de recul afin d’analyser de façon intégrée la structure de l’entreprise et en se projetant vers l’avenir. Voici quelques exemples d’initiatives vous permettant de faire évoluer votre organisation vers sa taille et son niveau d’agilité idéal.
- Adoptez une perspective externe à propos de votre structure et de vos rôles régulièrement, et ce, basé sur d’autres organisations internes ou externes à votre industrie. Identifiez quels sont les nouveaux rôles que ces organisations ont créés et quels sont les types de compétences et d’expériences sont recherchés.
- Anticipez les besoins et changements futurs de votre industrie dans le but de mieux répondre aux besoins de vos clients et assurez-vous que vous avez les compétences et expertises internes nécessaires afin de leur fournir une expérience optimale. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous de mettre en place un plan de recrutement ainsi qu’un plan de développement des ressources clés internes, afin de répondre aux attentes de vos clients.
- Examinez attentivement le « poids » de chaque fonction d’affaires. Assurez-vous que le nombre de ressources et la masse salariale de chaque fonction d’affaires sont cohérents avec vos besoins actuels et futurs. Il est fascinant de constater à quel point certaines fonctions évoluent rapidement grâce à certains leaders influents. Par contre, avec le temps, les ressources de chaque fonction ne sont pas toujours en lien avec les besoins réels de l’organisation. Calculez le ratio de ressources (humaines et financières) des fonctions de soutien versus les fonctions opérationnelles pour assurer un juste équilibre.
- Innovez : Il existe de multiples façons de présenter une structure organisationnelle, et ce, par rapport aux approches plus traditionnelles. Grâce à des recherches rapides, vous pourrez tenter quelque chose de nouveau afin de refléter la complexité et la collaboration au sein des équipes et des projets de votre organisation.
- Soyez flexible : le nouveau contexte d’instabilité incite à développer une mentalité de « ruche ». Appuyez-vous sur des talents et des personnes clés, mais encouragez la flexibilité en embauchant des ressources à temps partiel ou des travailleurs indépendants avec des compétences uniques ou qui peuvent facilement absorber le surcroît de travail lors de périodes clés.
- Surveillez votre ratio employés-gestionnaires : les organisations sont souvent trop complexes et régulièrement soumises à des incertitudes pour seulement se fier à des ratios standards employés-gestionnaires. Cependant, il est sage de comparer votre organisation avec des indicateurs qui ont bien fonctionné pour vous dans le passé, en les adaptant à votre taille croissante. Avoir trop de gestionnaires expérimentés ou de cadres supérieurs dans ses rangs peut affaiblir le niveau d’agilité d’une petite ou moyenne organisation et ainsi tendre à réduire son efficacité d’exécution. À l’opposé, avoir trop peu de leaders peut également hypothéquer le succès à long terme si un niveau insuffisant d’efforts est investi au niveau de la stratégie à long terme.
- Revoyez les rôles trop restreints ou les duplications de rôles : lorsque la culture ou les valeurs telles que la collaboration ne sont pas optimales, plusieurs organisations financièrement en santé ont tendance à permettre la duplication de certains rôles tels que : stratégie, communication, marketing, support TI, gestion du changement, gestion de projet, etc. Bien qu’il puisse être tentant de donner une plus grande autonomie à certaines fonctions ou régions, si vous vous retrouvez dans une situation qui demande une plus grande efficacité, le meilleur scénario peut être de centraliser l’expertise et bénéficier de plus grande synergie (pas nécessairement en réduisant le nombre de personnes, mais plutôt en améliorant l’exécution et en réduisant le besoin d’ajouter de nouvelles ressources pour répondre à la demande).
o Vous avez sans doute trop de rôles restreints si : 1) vous êtes incapables d’organiser une réunion sans y inclure un grand nombre d’intervenants, puisque ceux-ci croient tous nécessaire d’être impliqués ; 2) beaucoup de temps est alloué à expliquer la raison d’être de chaque rôle et équipe ainsi que leurs responsabilités individuelles et communes.
- Identifiez et conservez vos talents clés pour le futur de votre organisation : lorsque des changements rapides et imprévus adviennent au sein de votre industrie, il est critique que vos talents mènent ces changements de front. Sachez également qu’il est possible que ces talents ne soient pas les mêmes qu’avant l’arrivée de ces changements. Il est donc impératif de s’assurer que votre budget est suffisamment flexible et que vous avez le temps nécessaire pour supporter et former vos talents clés. Vos meilleurs talents peuvent parfois démontrer de l’insécurité face au changement, veillez à bien les supporter.
Lors de périodes d’incertitude, les fonctions RH sont amenées à jouer un rôle important. Ces derniers doivent comprendre la stratégie à long terme et les nouvelles compétences que les bouleversements exigeront et préparer les talents internes et futurs à faire face à ces changements. Si votre entreprise n’est pas encore dotée d’une équipe RH, alors nous pensons que le rôle du leader/PDG ou du propriétaire devrait être de déterminer régulièrement la meilleure façon de structurer les équipes et les talents pour le futur.
Bree et Justine
Co-fondatrices et associées